Registres des Activités de Traitement

En quelques mots

● Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une législation européenne cruciale pour protéger la vie privée des citoyens de l’Union européenne.

●En vigueur depuis mai 2018, ce règlement établit des règles strictes sur la manière dont les données personnelles des individus peuvent être collectées, traitées et stockées par les entreprises et les organisations. L’objectif principal du RGPD est de donner aux personnes un meilleur contrôle sur leurs données personnelles, en garantissant qu’elles soient traitées de manière transparente, sécurisée et légitime.

●Le RGPD impose également des sanctions sévères aux entreprises qui ne respectent pas ces règles, soulignant ainsi l’importance cruciale de la protection des données dans notre ère numérique.

Réglementation

● Article 30 du Règlement Général sur la Protection des Données – Registre des activités de traitement :

1- Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Ce registre comporte toutes les informations suivantes :

a) le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données ;

b) les finalités du traitement ;

c) une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel ;

d) les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales ;

e) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;

f) dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données ;

g) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.

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Etre en conformité RGPD c’est quoi concrètement ?

● « Je suis en conformité RGPD car j’ai un super logiciel sécurisé »

FAUX

Cela reviendrait à dire « je suis en conformité car mes extincteurs sont existants et contrôlés une fois par an ». C’est une action de prévention pertinente qui sera intégrée dans la famille de risque incendie du Document Unique mais mettre en place des extincteurs n’est pas rédiger son document unique.

De la même manière, disposer d’un super logiciel sécurisé constituera une action de prévention pertinente qui sera intégré dans les registres de traitement concernés.

On se met donc en conformité avec le RGPD en commençant par rédiger ses registres de traitement.

● « Je ne suis pas en conformité RGPD car je n’utilise pas l’informatique« 

FAUX

Une feuille de papier comme un document WORD constitue un support sur lesquelles peuvent figurer des données personnelles. Que vous écriviez des noms de personnes physique sur l’un ou l’autre de ses supports ne changera rien, vous manipulez des données personnelles et à ce titre, vous devez les protéger. On protègera un fichier WORD par un mot de passe comme on protègera une feuille de papier par la serrure d’un tiroir.

Se mettre en conformité RGPD commence donc par la rédaction des registres de traitement qui constituent l’équivalent du Document Unique en Santé et Sécurité au Travail.

Quels sont les risques ?

● À l’issue de contrôle ou de plaintes, en cas de méconnaissance des dispositions du RGPD ou de la loi de la part des responsables de traitement et des sous-traitants, la formation restreinte de la CNIL ou son président peuvent prononcer des sanctions à l’égard des responsables de traitements qui ne respecteraient pas ces textes.

Concernant la procédure ordinaire, avec le RGPD (règlement général sur la protection des données), le montant des sanctions pécuniaires peut s’élever jusqu’à 20 millions d’euros ou dans le cas d’une entreprise jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Ces sanctions peuvent être rendues publiques.

● Lorsque des manquements au RGPD ou à la loi sont portés à sa connaissance, la formation restreinte de la CNIL peut :

  • Prononcer un rappel à l’ordre ;
  • Enjoindre de mettre le traitement en conformité, y compris sous astreinte ;
  • Limiter temporairement ou définitivement un traitement ;
  • Suspendre les flux de données ;
  • Ordonner de satisfaire aux demandes d’exercice des droits des personnes, y compris sous astreinte ;
  • Prononcer une amende administrative.

● Concernant la procédure simplifiée, la loi Informatique et Libertés prévoit des sanctions moins nombreuses et moins sévères que celles encourues dans la procédure ordinaire. Ces sanctions ne peuvent par ailleurs jamais être rendues publiques.

● Dans ce cadre, le président de la formation restreinte peut :

  • Prononcer un rappel à l’ordre ;
  • Enjoindre de mettre le traitement en conformité, y compris sous astreinte d’un montant maximal de 100 € par jour de retard ;
  • Prononcer une amende administrative d’un montant maximal de 20 000 €.

● Source : https://www.cnil.fr/fr/definition/sanction#:~:text=Concernant%20la%20proc%C3%A9dure%20ordinaire%2C%20avec,chiffre%20d’affaires%20annuel%20mondial.

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